SÄÄNNÖT JA TIETOSUOJA

Tokan säännöt ja tietoa tietosuojasta Tokassa löydät täältä.





Vaasan lappilainen osakuntayhdistys Tokka ry:n säännöt

1§                  Yhdistyksen nimi, kotipaikka ja kieli
Vaasan lappilainen osakuntayhdistys Tokka ry on nimenä yhdistykselle, jonka kotipaikkakunta on Vaasa ja jonka kielenä on suomi.

2§                  Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on yhdistää Vaasan yliopiston lappilaisia ja Lapista kiinnostuneita henkilöitä ja tuoda esille lappilaista kulttuuria. Täten yhdistyksen jäsenten on mahdollista moninaistaa Suomi-kuvaansa.

Yhdistys pyrkii toteuttamaan tarkoitustaan järjestämällä kokouksia, juhlia, vierailuja sekä muita vastaavia tapahtumia ja vapaa-ajan toimintaa. Lisäksi yhdistyksen edustajia osallistuu Vaasan ylioppilaskunnan ja muiden opiskelijayhdistysten tapahtumiin.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys kerää vuoden mittaisen toimintakauden aikana jäsenmaksun sekä tarvittaessa hankkii lahjoituksia sekä järjestää arpajaisia tai muita maksullisia tapahtumia, joihin yhdistys hankkii asianmukaisen luvan.

3§                  Jäsenet
Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä jokainen Vaasan yliopistossa opiskeleva tai muu henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt sekä maksaa jäsenmaksun.

4§                  Jäsenmaksut
Yhdistyksen jäsenet suorittavat yhdistyksen kokouksen vahvistaman jäsenmaksun.

5§                  Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen ei ole maksanut jäsenmaksuaan tai on muuten toiminut yhdistyksen sääntöjen vastaisesti. Jäsen voidaan erottaa myös jos hän on käytöksellään vahingoittanut yhdistyksen toimintaa tai jos hän ei enää täytä laissa mainittuja jäsenyyden ehtoja.

6§                  Hallinto
Yhdistystä johtaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtajan lisäksi vähintään kolme ja enintään kahdeksan muuta jäsentä.

Yhdistyksen kokous valitsee puheenjohtajan ja hallituksen jäsenet kerrallaan yhdelle vuoden mittaiselle toimintakaudelle. Hallitus voi itse valita keskuudestaan tai ulkopuolisista tarvittavia virkailijoita.

Hallitus on päätösvaltainen, mikäli vähintään puolet sen jäsenistä on läsnä hallituksen kokouksessa.

7§                  Puheenjohtajan tehtävät
Puheenjohtaja johtaa yhdessä hallituksen kanssa yhdistyksen toimintaa yhdistyksen kokousten ja hallituksen päätösten sekä sääntöjen mukaisesti. Puheenjohtaja kutsuu hallituksen koolle ja johtaa asioiden käsittelyä sen kokouksissa. Puheenjohtajan ollessa estynyt hoitaa varapuheenjohtaja edellä mainitut tehtävät.

8§                  Hallituksen tehtävät
Hallitus edustaa yhdistystä sekä suunnittelee, johtaa ja valvoo yhdistyksen toimintaa. Hallitus pitää jäsenluetteloa.
Lisäksi hallitus huolehtii yhdistyksen kokousten koollekutsumisesta ja valmistelee toimintasuunnitelman, talousarvion sekä muut kokoukselle esitettävät asiat. Hallitus toimeenpanee yhdistyksen kokousten päätökset.

9§                  Nimen merkitseminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

10§                Toimintakausi ja tilikausi
Yhdistyksen toimintakausi on yhdistyksen kokousten väli. Yhdistyksen kokouksen jälkeen uusi ja vanha hallitus hoitavat hallituksen tehtäviä yhdessä alkavan kalenterivuoden alkuun.

Yhdistyksen tilikausi on 1.11.–31.10., ja tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen on annettava toiminnantarkastajille viimeistään kaksi viikkoa tilikauden päättymisen jälkeen.

11§                Yhdistyksen kokous
Yhdistys pitää varsinaisen kokouksen marraskuun ja tammikuun välisenä aikana.

                      Kokouksen tehtävänä on
1) päättää yhdistyksen toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä niiden ja toiminnantarkastajien lausunnon perusteella tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle
2) vahvistaa toimintasuunnitelma ja talousarvio kuluvalle toimintakaudelle
3) toimittaa puheenjohtajan vaali
4) vahvistaa hallituksen jäsenten määrä kuluvalle toimintakaudelle
5) toimittaa hallituksen muiden jäsenten vaali
6) vahvistaa kuluvan kauden jäsenmaksut
7) valita toiminnantarkastaja ja hänelle varamies tarkistamaan yhdistyksen kuluvan toimikauden tilejä ja hallintoa
8) käsitellä muut mahdolliset asiat.

12§                Ylimääräiset kokoukset
Yhdistyksen ylimääräinen kokous on kutsuttava koolle, mikäli vähintään yksi kymmenesosa yhdistyksen jäsenistä sitä hallitukselta kirjallisesti ilmoittamaansa asiaa varten pyytää tai mikäli hallitus pitää sitä muuten aiheellisena.

13§                Kokouskutsut
Kokous on kutsuttava koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta Vaasan yliopiston ilmoitustaululla, yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä tai sähköpostitse.

14§                Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.


Tietosuoja Tokassa

Rekisterinpitäjä
Vaasan lappilainen osakuntayhdistys Tokka ry (jälkeen Tokka)

Rekistereitä käsittelevät henkilöt
Tokan hallitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kerättyjä tietoja käyetään Tokalle asetettujen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä toiminnan mahdollistamiseksi. Tiedot kerätään rekisteröityjen vapaaehtoisella suostumuksella.

Käsiteltvät tiedot
Täydellinen nimi, kotipaikka, jäsenyyden laatu, maksutavat, erityiset ruokavaliot.

Tietojen saanti
Rekisteröidyltä tai erityistapauksissa rekisteröidyn suostumuksella muu henkilö.

Tietojen säilyttäminen
Tiedot tuhotaan heti, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Tietojen siirtäminen
Tietoj ei siirretä Tokan ulkopuolelle, ellei kyseessä ole erityistilanne esimerkiksi lakiin nojaten.

Tietojen suojaaminen
Tokan hallussa olevien henkilötietoja sisältävien rekistereiden käyttöön on oikeutettu ainoastaan Tokan hallitus.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot, korjata tai korjauttaa virheelliset tiedot ja tulla unohdetuksi. Tietopyynnöt ja vastaavat yhteydenotot voi tehdä Tokalle henkilökohtaisesti.

1. Tokan hallussa olevat rekisterit
            1.1. Jäsenrekisteri
Tokalla on Suomen yhdistyslain (1989/503 §11) mukainen lainvelvoite pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä. Jäsenrekisteriin merkitään rekisteröidyn jäsenen täydellinen nimi, kotipaikka ja jäsenyyden laatu. Jäsenrekisteriin ei merkitä henkilötietolain (1999/523 §11) mukaista arkaluonteista tietoa: rotua tai etnistä alkuperää, henkilön aatteellisia vakaumuksia tai ammattiliiton jäsenyyksiä, rikolliseen toimintaan ja sen seuraamuksiin liittyvää tietoa, henkilön terveydentilaa ja vastaavia tietoja, seksuaalista suuntautumista ja käyttäytymistä ja henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai henkilön käyttämiä sosiaalihuollon palveluita.

Rekisteriin merkitystä tiedosta on mahdollista yksilöidä henkilö, joten tietoja tulee suojata ja käsitellä hyvien tietosuoja- ja tietojenkäsittelytapojen mukaisesti. Korkeimman tason suojaus ja prosessit eivät kuitenkaan ole tarpeellisia.

1.2. Tapahtumien osallistujarekisterit
Jäsenrekisterin lisäksi Tokan hallussa on yksittäisten tapahtumien järjestämistä varten laadittavia osallistujarekistereitä. Tapahtumien osallistujarekistereihin merkitään rekisteröidyn ilmoittama nimi, mahdollisen osallistumismaksun maksutapa sekä erityinen ruokavalio, jos tapahtumassa on ruokatarjoilu. Osallistujarekisteriin ei merkitä henkilötietolain (1999/523 §11) mukaista arkaluonteista tietoa: rotua tai etnistä alkuperää, henkilön aatteellisia vakaumuksia tai ammattiliiton jäsenyyksiä, rikolliseen toimintaan ja sen seuraamuksiin liittyvää tietoa, henkilön terveydentilaa ja vastaavia tietoja, seksuaalista suuntautumista ja käyttäytymistä ja henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai henkilön käyttämiä sosiaalihuollon palveluita.

Rekisteriin merkitystä tiedosta on mahdollista yksilöidä henkilö, joten tietoja tulee suojata ja käsitellä hyvien tietosuoja- ja tietojenkäsittelytapojen mukaisesti. Korkeimman tason suojaus ja prosessit eivät kuitenkaan ole tarpeellisia.

2. Tokan hallussa olevien tietojen laatu
Tokan rekisterien tiedot muodostuvat pääosin nimitiedoista, joiden avulla henkilön yksilöinti on mahdollista. Tokan hallussa ei tästä huolimatta ole kriittisiä tietoja, joiden avulla voitaisiin rajoittaa rekisteröityjen vapauksia tai oikeuksia. Tokka vastaa rekisteröityjen tietojen laadusta ja pitää tiedon rekisteröityjen edun mukaisesti korkealaatuisena. Tämä tarkoittaa, että Tokka päivittää hallussaan olevia tietoja asiaankuuluvalla tavalla.

3. Tokan hallussa olevien tietojen käsittely
Tokan hallussa ei ole kriittiseksi luokiteltavaa tietoa, joten käsittelyyn ei tulkita erillistä erityistä lainsäädäntöä. Tokka kuitenkin noudattaa hyviä tietojenkäsittely- ja tiedonhallintatapoja. Tokka on laatinut sisäiseen käyttöön tietojen käsittelyn ohjeistuksen, minkä lisäksi yhdistyksen hallitus perehdytetään tietojen asianmukaiseen käsittelyyn.

Kaikki Tokan hallussa tiedot käsitellään sisäisesti, minkä vuoksi ulkoistamiseen liittyviä seikkoja ei ole kirjattu tähän dokumenttiin erikseen. Jos tietojen ulkoistamiselle on erityinen ja poikkeava tarve, laatii Tokka erillisen dokumentin.

4. Tokan hallussa olevien tietojen suojaus
Tokka suojaa hallussaan olevat tiedot teknisillä ja hallinnollisilla toimenpiteillä, kuten salasanoilla ja hallituksen perehdyttämisellä. Toimenpiteiden tarkoituksena on pitää Tokan hallussa oleva tieto yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisuuden minimissä ja estää asiattomien pääsy tietoihin. Lisäksi tavoitteena on estää vahingossa tai laittomasti tapahtuvaa tietojen hävittämistä, muuttamista, luovuttamista tai siirtämistä. Jos suojauksessa epäonnistutaan, Tokka tutkii tapahtumaa ja reagoi asiaankuuluvalla tavalla.

5. Tokan hallussa olevien tietojen tuhoaminen
Tokan hallussa olevien tietojen suojaamiseksi rekistereihin merkityt tiedot tuhotaan, kun se on ajankohtaista. Jäsenrekisteriin rekisteröidyn niin sanottu ”ikuisuusjäsenyys” tuhotaan seitsemän (7) vuoden kuluttua liittymispäivästä tai aiemmin rekisteröidyn toiveesta. Suomessa yliopisto-opiskelijoiden opinto-oikeus on seitsemän (7) vuotta, jonka vuoksi ”ikuisuusjäsen” poistetaan rekisteristä tämän ajan täytyttyä. Jäsenrekisteriin rekisteröidyn niin sanottu ”vuosijäsenyys” tuhotaan yhden (1) vuoden kuluttua liittymispäivästä. Tapahtumien osallistujarekisterit tuhotaan viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluttua tapahtuman päättymisajankohdasta.

6. Tokan hallussa oleviin tietoihin liittyvät riskit
Riski
Mahdolliset seuraukset
Toimenpiteet riskin välttämiseksi
Henkilötietoja sisältävään järjestelmään pääsee ulkopuolinen
Henkilötietoihin pääsee käsiksi ulkopuolinen
Henkilötietoihin pääsy on rajattu ja salasanalla suojattu
Rekisterin laatu ei pysy korkeana
Vanhentuneita ja vanhoja tietoja pidetään hallussa liian pitkään
Rekisterit käydään läpi tasaisin väliajoin
Rekisteriin kerätään rekisteröidystä tarpeetonta tietoa
Tokalla on hallussa sen toimintaan nähden tarpeetonta tietoa
Jokaista rekisteriä varten käydään tarkasti läpi tiedon laatu ja määrä, joka on välttämätöntä rekisterin tarkoitusta varten

7. Rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen Tokassa
Jokaiselta Tokan rekisteriin rekisteröidyltä pyydetään suostumus siihen, että henkilön tietoja on Tokan hallussa. Rekisteröidyllä on myös oikeus korjata virheellisiä tietoja. Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään, mutta erityistilanteissa rekisteröidyn suostumuksella myös muu henkilö voi luovuttaa rekisteröidyn tiedot.

Jokaisella Tokan rekisteriin rekisteröidyllä on oikeus saada omat tietonsa yhden (1) kuukauden kuluessa tietopyynnöstä. Tietopyynnön tapahtuessa henkilön henkilöllisyys tarkastetaan väärinkäyttöjen estämiseksi.

Jokaisella Tokan rekisteriin rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi. Tällöin Tokka tuhoaa kaikki rekisteröidyn tiedot, jotka Tokalla on hallussaan.

Jokaisella Tokan rekisteriin rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa siirretyksi koneluettavassa muodossa toiseen järjestelmään.



Ei kommentteja:

Lähetä kommentti